Datenschutzerklärung für Geschäftskunden

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir erheben, verwenden und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutzgrundverordnung – DSGVO, Datenschutzgesetz – DSG, Telekommunikationsgesetz 2003 – TKG 2003). Nachfolgend informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. Anbahnung einer Geschäftsbeziehung.

Inhalt

1. Verantwortlicher
2. Zwecke der Datenverarbeitung
3. Datenherkunft
4. Verarbeitete Datenkategorien und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
5. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten
6. Speicherdauer
7. Ihre Rechte

 

1 Verantwortlicher

Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien AG („IAKW-AG“)
Bruno-Kreisky-Platz 1
A – 1220 Wien
Telefon: +43 1 26069-0
Fax: +43 1 26069-303
E-Mail: [email protected]
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter [email protected]

 

2 Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bzw. Anbahnung einer Geschäftsbeziehung werden automationsunterstützt (B. E-Mailverkehr, CRM-Software) und in Form von archivierten Textdokumenten (z.B. Korrespondenz, Angebote und Verträge, personalisierte Rechnungen) die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet, um vorvertragliche Maßnahmen durchführen und mit Ihnen abgeschlossene Verträge erfüllen zu können.
• Ferner werden im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen die von Ihnen angegebenen Daten verarbeitet, um Ihnen Informationen über Neuigkeiten aus dem Austria Center Vienna, Best Practice Beispiele von Veranstaltern und Tipps für TeilnehmerInnen in Wien sowie zur Einladung für Eigenveranstaltungen zukommen zu lassen (z.B. Newsletter, Informationsmails, etc.). Diese Nutzung der elektronischen Kontaktinformation können Sie jederzeit sowie bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos ablehnen.

 

3 Datenherkunft

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten haben Sie uns als Geschäftspartner im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung und/oder bei Verkaufsforen, Workshops, Messen, etc. anlässlich der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung zur Verfügung gestellt. Ferner kooperieren wir mit der International Congress & Convention Association (ICCA) oder dem Vienna Convention Bureau (VIC), die uns mit Interessenten in Kontakt bringen oder uns deren Daten zur Kontaktaufnahme nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben zulässigerweise zur Verfügung stellen. Soweit erforderlich verarbeiten wir Daten, welche wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Firmenbuch, Vereinsregister, Grundbuch) zulässigerweise erhalten haben.

 

4 Verarbeitete Datenkategorien und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1. Wir verarbeiten folgende Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich mit

• Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO;
• aufgrund einer Vertragsanbahnung bzw. -erfüllung gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO;
• auf Basis unseres überwiegenden berechtigten Interesses gemäß
  Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

4.2. Folgende Datenkategorien werden, sofern jeweils zur Erfüllung der in Punkt 1 genannten Zwecke erforderlich, von uns verarbeitet:

Firma, Firmenbuchnummer, UID-Nummer, Vorname, Nachname, Titel, Sprache, Staatsangehörigkeit, Funktion im Unternehmen bzw. betreutes Aufgabengebiet beim Kunden, Beruf, Vertretungsbefugnisse, Geburtsdatum (soweit zur Identifikation unbedingt notwendig), Ansprechperson für, Geschäftsanschrift und sonstige wesentliche Adressen, Betreuungsdaten (wie: zugesandtes Werbematerial, gebuchte Veranstaltungen, etc), Telefonnummer, Telefaxnummer, Log-Dateien (bei pseudonymisierter Analyse u. Auswertung der Newsletter), E-Mail-Adresse, Bankverbindungen, Gegenstand der Lieferung oder Leistung, Bonus-, Nachlass- oder Provisionsdaten, sonstige steuerabgabenrelevante Informationen.

 

5 Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

5.1. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, wenn dies zur Erreichung der in Punkt 1. dargelegten Zwecke erforderlich ist oder wenn Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

5.2. Zur Kundenpflege (CRM), zur Versendung unseres Newsletters, sowie zur statistischen Auswertung verwenden wir die Dynamics 365 Customer Engagement. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck, Ihnen den Newsletter zustellen zu können. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, an die der Newsletter versendet werden soll, Ihre bevorzugte Anrede sowie Ihren Vor- und Nachnamen. Zusätzlich haben Sie die Option den Newsletter in einer von Ihnen gewünschten Sprache zu erhalten. Dafür bedienen wir uns eines Dienstleisters (Auftragsverarbeiters), der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Im Zuge des Newsletter-Versandes erheben wir statistische Daten zum Zweck der Optimierung unseres Newsletter-Services. Durch das Newsletter-Tracking ist es uns möglich, die Nutzung unserer Newsletter auszuwerten. So können wir z.B. sehen, ob ein Newsletter-E-Mail geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Auf diese Weise können wir unsere Newsletter-Kampagnen zu analysieren und verbessern.
Weiters wird über das Newsletter-Tracking erhoben, welche in der E-Mail befindlichen Links aufgerufen wurden, um den Versand des Newsletters zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser an Ihre Interessen anpassen zu können.
Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Betroffene Personen sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-In-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung über die Abmeldung vom Erhalt des Newsletters zu widerrufen. Nach einem erfolgten Widerruf werden keinerlei weitere Daten erhoben und kein Newsletter zugestellt. Eine erneute Anmeldung zum Erhalt des Newsletters bleibt möglich.
Wir verwenden für den Newsletterversand das Double Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung zum Newsletter senden wir Ihnen ein E-Mail zu. Erst wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse über den darin enthaltenen Link innerhalb von 30 Tagen bestätigen, senden wir Ihnen den Newsletter zu. Damit stellen wir sicher, dass nur Sie selbst sich mit Ihrer E-Mail-Adresse beim Newsletter-Dienst anmelden können. Die Bestätigung muss zeitnah nach dem Erhalt unseres E-Mails erfolgen, da andernfalls Ihre Anmeldung und E-Mail-Adresse in unserer Datenbank gelöscht wird.
Sie können den abonnierten Newsletter jederzeit abbestellen. Dazu bitten wir Sie, sich über den im jeweiligen Newsletter am Ende enthaltenen Link abzumelden oder uns zu diesem Zweck über die im Punkt 1. „Verantwortlicher“ genannten Kontaktdaten zu kontaktieren.

5.3. Im Rahmen der Beantwortung von Anfragen sowie der Abwicklung von Verträgen bedienen wir uns gegebenenfalls der  Microsoft Cloud  Cloud bzw. Microsoft Azure der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

5.4. Die  Microsoft Cloud, welche für Pkt. 4.3 und 4.4 verwendet wird, ist durch zuverlässige Sicherheitsstandards zertifiziert, darunter ISO 27001 sowie ISO 27018. Eine Datenübermittlung in Staaten außerhalb des EWR findet dabei gemäß den Datenspeicherorten und Übertragungsrichtlinien der Microsoft Cloud Services grundsätzlich nicht statt. Darüber hinaus ist die Microsoft Corporation im Data Privacy Framework gelistet (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Service Level Agreement) abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Microsoft, die personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung zu verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten. Weitere Informationen zu den Datenschutzstandards der Microsoft Corporation finden Sie hier: https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter.

5.5. Zur Planung, Abwicklung und Nachbearbeitung Ihrer Veranstaltungen sowie zur Kundenpflege (CRM) verwenden wir die Event Business Management Software der Ungerboeck Systems International GmbH (kurz: Ungerboeck), Kaiserstrasse 72, 76133 Karlsruhe. Wir haben mit Ungerboeck einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Ungerboeck, die personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung zu verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten.

5.6. Zur Abwicklung Ihrer Veranstaltung erfolgt gegebenenfalls eine Weitergabe Ihrer Kontaktdaten zur Erstellung von Offerten für Ihre Veranstaltung an die mit uns kooperierenden Partnerunternehmen.

5.7. Ferner kann es gesetzlichen Gründen oder aus Gründen der Vertragsabwicklung erforderlich sein, dass Ihre Daten an Banken, Steuerberater, Inkassobüros, Rechtsvertreter, Gerichte und Verwaltungsbehörden weitergegeben werden.

 

6 Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die wir Ihre Daten erhoben haben.

• Aus steuerrechtlichen Gründen speichern wir Verträge und sonstige Dokumente sowie zugehörige Korrespondenz aus unserem Vertragsverhältnis grundsätzlich für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich insbesondere aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) ergeben. Zudem werden bei der Festlegung der Speicherdauer auch die gesetzlichen Verjährungsfristen beachtet.
• Wir bewahren Ihre Kontaktdaten auf, bis Sie sich vom Newsletter-Abonnement abmelden. Wenn Sie sich vom Newsletter abmelden, wird dies automatisch vermerkt. Dieser Vermerk bewirkt, dass Sie ab dem Zeitpunkt Ihrer Abmeldung keinen weiteren Newsletter erhalten. Optional können Ihre Daten auch von den Servern gelöscht werden. Teilen Sie uns den Wunsch bitte an [email protected] Für statistische Zwecke werden auch nach Löschung der Daten anonymisierte und nicht auf den Betroffenen zuordenbare Daten behalten.

 

7 Ihre Rechte

Sie haben als Betroffene folgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Widerruf der Zustimmung

Sofern wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ab Erhalt Ihres Widerrufs werden wir diese Daten nicht mehr verarbeiten. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft insbesondere zur Herkunft und zu den Kategorien der zu Ihrer Person und zu Ihrem Geschäftsfall von uns verarbeitenden Daten, zur Speicherdauer, zu den Empfängern, welchen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt werden oder worden sind, zum Zweck und zur Art dieser Verarbeitung verlangen.  Wir weisen darauf hin, dass gemäß § 4 Abs 6 DSG 2018 keine Auskunft zu erteilen ist, wenn dadurch Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse gefährdet sind.

Recht auf Berichtigung und Löschung

Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte beachten Sie aber, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Diese Rechte ergänzen einander, sodass Sie nur entweder die Berichtigung bzw. Vervollständigung Ihrer Daten oder deren Löschung verlangen können.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen.

Recht auf Widerspruch

Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind und von uns rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung dieser Daten in besonderen, von Ihnen begründeten Einzelfällen widersprechen. Ebenso können Sie widersprechen, wenn Sie von uns Direktwerbung beziehen und diese in Zukunft nicht mehr erhalten möchten.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, die Sie uns bereitgestellt haben, können Sie unter bestimmten Umständen verlangen, dass diese Daten Ihnen in einem maschinenlesbaren Format übermittelt werden. Sie können uns auch mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dies technisch machbar ist.

Recht auf Beschwerde

Auch wenn wir uns bestmöglich um den Schutz und die Integrität Ihrer Daten bemühen, können Meinungsverschiedenheiten über die Art, wie wir Ihre Daten verwenden nicht ausgeschlossen werden. Sind Sie der Ansicht, dass wir Ihre Daten in nicht zulässiger Weise verwenden, so steht es Ihnen – neben einer direkten Kontaktaufnahme mit uns – offen, eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Tel: +43 1 521 52-0, E-Mail: [email protected], zu erheben.

 

Bei allgemeinen Anliegen zum Thema Datenschutz bzw. bei Wahrnehmung Ihrer Rechte, bitten wir Sie, uns über die im Punkt 2. („Verantwortlicher“) genannten Kontaktdaten zu kontaktieren. Im Falle begründeter Zweifel an Ihrer Identität ersuchen wir um Übermittlung einer Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises, damit wir sicherstellen können, dass personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Dritte herausgegeben werden.